IT iškėlimas (angl. IT outsourcing) vis dažniau minimas pridedant žodį „tradicinis“ – t. y. toks IT iškėlimas, kai IT tiekėjui perduodamos tam tikros IT funkcijos, anksčiau vykdytos įmonės viduje. Tad kokie gi svarbiausi IT iškėlimo privalumai ir kuo šis modelis patrauklus šiuolaikiniam verslui?
Mažiau galvos skausmo dėl IT specialistų
Apie IT specialistų trūkumą darbo rinkoje kalbama seniai, tad didžiausias iššūkis verslui yra konkrečias kompetencijas atitinkančių IT profesionalų paieškos. Svarbiausias klausimas, svarstant apie IT iškėlimą – kiek IT kompetencijų įmonė turi šiuo metu ir kokių kompetencijų reikia, norint palaikyti įmonės veiklą ir tobulėti?
„Pavyzdžiui, geriau paanalizavus gali paaiškėti, kad sėkmingai vystant verslą reikia 7 skirtingų IT kompetencijų. Tikimybė, kad jas visas, gerai išlavintas, turės du ar vienas žmogus – gana menka. Galima būtų pagalvoti apie papildomo IT personalo samdymą, tačiau dažniausiai tam tikros kompetencijos reikia nedaug – pavyzdžiui, kiekviena iš jų reikalauja vos po 0,2 etato. Tokiu atveju racionalu būtų apsvarstyti IT iškėlimą, nes IT tiekėjas gali pasiūlyti tokias kompetencijas, kokių reikia, ir būtent ta apimti, kokios reikia“, – sako „Blue Bridge“ IT paslaugų valdymo skyriaus vadovas Mindaugas Maraulas.
Kitas iššūkis, kurį padeda nugalėti IT iškėlimas, – užsitęsusios IT specialisto paieškos. „Ieškant IT profesionalo vertinamos ne tik kandidatų žinios, jų patirtis, bet ir turimi gamintojų sertifikatai, t. y. „leidimai“ dirbi su tam tikra fizine ar programine įranga. Aišku, didelė IT specialistų paklausa darbo rinkoje šį procesą apsunkina. Jei po kelių mėnesių vis dar nerandate tinkamų kompetencijų specialisto, o „užsiauginti“ naują specialistą neturite laiko ar galimybių, greičiausiai laikas pagalvoti apie tam tikrų funkcijų „atidavimą“ IT tiekėjui“, – pataria M. Maraulas.
Daugiau įsipareigojimų ir atsakomybės
Aiškiai apibrėžti įsipareigojimai ir konkretūs darbo efektyvumo matavimo rodikliai – vienas patraukliausių IT iškėlimo bruožų. „Ir „vidiniai“ IT žmonės, ir laisvai samdomi IT specialistai ne visada gali prisiimti tiek atsakomybės ir griežtų įsipareigojimų, kiek įmonė, teikianti IT priežiūros paslaugas. Juk visada išlieka „žmogiškasis“ faktorius. Būtent tuomet, kai jo prireiks, Jūsų IT žmogus gali atostogauti arba sirgti. Darbas su įmone leidžia panašias rizikas sumažinti ir be įtampos susitarti dėl to, kokių tikslų ir kada reikia pasiekti“, – sako M. Maraulas.
Svarbiausia, kad IT tiekėjo įsipareigojimai įtvirtinami ir teisiškai – pasirašant IT paslaugų sutartį. „Šios sutarties pagrindas ir svarbiausias derėjimosi objektas yra paslaugų lygio susitarimas (angl. service level agreement, SLA). Jis apibrėžia ne tik tai, kokios paslaugos perkamos iš IT tiekėjo, bet ir kokie bus jų kokybės parametrai. Pavyzdžiui, tiekėjas gali įsipareigoti per nustatytą laiką pašalinti atsiradusį gedimą arba teikti IT priežiūros paslaugas visą parą, be išeiginių. Dėl akivaizdžių priežasčių, tokių kokybės parametrų sunku tikėtis iš laisvai samdomų IT specialistų ar net savo IT žmonių“, – pastebi pašnekovas.
Galimybės optimizuoti IT įrangą
Apsisprendus iškelti IT ir jau pasirinkus tiekėją, įmonė gauna galimybę optimizuoti savo programinę ir fizinę įrangą – prieš pradėdamas darbus, IT tiekėjas atlieka kliento įrangos, kurią ketina prižiūrėti, „inventorizaciją“ ir gali pateikti rekomendacijas, ko galima būtų atsisakyti, o ką – priešingai, įsigyti. Tokia apžvalga gali tapti puikiu atspirties tašku kuriant efektyvesnį ir taupesnį IT ūkį.
„Fizinės įrangos ir IT sistemų auditas, arba „surašymas“, kurį atlieka tiekėjas, gera proga ne tik dar kartą „susipažinti“ su savo IT ūkiu – tiksliai sužinoti, ko ir kiek įmonė turi, bet ir jį optimizuoti, įsitikinti, ar visa įranga – tikrai reikalinga bei aktuali. Tai ypatingai svarbu didelį IT ūkį turinčioms įmonėms, kurios ne visada randa laiko bei resursų didesnio audito atlikimui. Taigi galiausiai klientas gauna šią netiesioginę IT iškėlimo naudą, nes IT tiekėjas visada atlieka tokią inventorizaciją, kad tiksliai sužinotų, ką turės prižiūrėti“, – pasakoja M. Maraulas.
Kada IT iškėlimas – nėra geriausia išeitis?
Kuo įmonė didesnė, tuo išsamesnės analizės reikia nustatant, kurias IT operacijas naudingiausia iškelti. Pastebima, jog vidutinės ir didelės įmonės dažniausiai pasilieka svarbiausias IT vystymo veiklas, o rutininiai darbai patikimi IT tiekėjui. „IT iškėlimo kombinacijos gali būti kuo įvairiausios – nuo vienos IT funkcijos iki viso IT ūkio iškėlimo. Rinka gali pasiūlyti bet kurį variantą. Būtent todėl labai svarbus pačios įmonės sprendimas, ką iškelti, o ką pasilikti“,– sako pašnekovas.
Tiesa, iškėlimo idėja gali nepasiteisinti, jeigu įmonės veiklos sritis – specifinė ir reikalaujanti retų IT kompetencijų. „Pavyzdžiui, jeigu savo sistemų priežiūrą patikėti išoriniam tiekėjui nuspręstų televizijos tiekėjas ar lazerinių technologijų gamybos įmonė, retas tiekėjas turėtų, ką pasiūlyti – tokios įmonės dažniausiai naudoja labai specifinę fizinę ir programinę įrangą, tad specialistus dažniausiai yra priverstos „užsiauginti“ pačios“, – atkreipia dėmesį M. Maraulas.
IT priežiūros perdavimas tiekėjui gali netikti ir smulkioms ar naujai susikūrusioms įmonėms, turinčioms iki 10 kompiuterizuotų darbo vietų. Jos išlošia daugiausiai „išsikeldamos į „debesį“ – t. y. pirkdamos daugelį gyvybiškai svarbių IT paslaugų SaaS (programinė įranga kaip paslauga, angl. Software as a Service) pavidalu kartu su šių programų priežiūra. „Nuo el. pašto iki CRM ar žmogiškųjų išteklių valdymo programų – nedidelės organizacijos visa tai gali įsigyti kaip SaaS. Toks sprendimas leidžia mokėti tik už tuos resursus, kuriais naudojiesi, padidinti resursų skaičių tada, kai to reikia, bei sudaryti labai lanksčią sutartį su debesijos paslaugų tiekėju“, – vardija „Blue Bridge“ IT paslaugų valdymo skyriaus vadovas.
Kam labiausiai tinka IT iškėlimas?
IT iškėlimas labiausiai tinka įmonėms, kurios:
- Pastebi, kad nebegali užtikrinti sklandžiai veikiančios IT infrastruktūros įmonės viduje.
- Jaučia skirtingų IT kompetencijų poreikį, tačiau negali kiekvienai iš jų skirti po atskirą etatą.
- Ilgą laiką nesėkmingai ieško tinkamo IT specialisto.
- Nori užtikrinti konkrečius įsipareigojimus ir didesnį darbo našumą IT srityje.
- Nori optimizuoti savo fizinę ir programinę įrangą.
