Mažiau rūpesčių dėl įmonės IT infrastruktūros ir daugiau dėmesio debesijos paslaugų planavimui – tai pagrindinės naujovės, kurias pajuto organizacijos, perkančios bent dalį IT paslaugų iš išorinių tiekėjų.
„Nors planuoti IT biudžetą lengviau dėl greičiau įdiegiamų ir lanksčių debesijos paslaugų, iš esmės darbo nesumažėjo. Išlieka pokyčių organizacijos veikloje įvertinimo informaciniu požiūriu svarba: pasikeitę užsakymų srautai, naujos paslaugos, integracija su partneriais ir pan. Taip pat su tuo susijusių IT resursų poreikių nustatymas“, – pastebi „Blue Bridge Baltic“ verslo plėtros ir IT direktorius Aldas Glemža.
Mažiau „dėžių“, daugiau debesų
Įmonėse turėtų vis sparčiau mažėti nuosavos IT infrastruktūros, tokios kaip serveriai ar saugyklos. O vis daugiau duomenų gali būti ir bus laikoma bei apdorojama pas išorinį IT paslaugų tiekėją. Toliau populiarės taikomųjų sprendimų (pvz., ryšių su klientais valdymo, personalo ar dokumentų valdymo sistemų, pasiekiamų naršykle) įsigijimo paslaugos forma. Tačiau poreikis įvertinti nuosavą infrastruktūrą ir jos panaudojimą niekur nedings. Tiesa, šis vertinimas nebebus toks kritinis kaip anksčiau – resursų trūkumą gana paprastai išsprendžia debesijos paslaugos.
„Įdomiausias iššūkis planuojant IT biudžetą – optimaliai (t. y. balansuojant naudą, kaštus ir riziką) paskirstyti resursų poreikio tenkinimą tarp nuosavos ir gaunamos iš tiekėjo IT infrastruktūros. Nors dažnai sakoma, kad debesys sumažina riziką įsigyti „miegančius“ serverius ar kitaip permokėti už prastai išnaudojamą IT infrastruktūrą, ši rizika sumažėja ne savaime, o kruopščiai analizuojant resursų naudojimą ir imantis veiksmų sąnaudų mažinimui. Beje, čia iššūkiai nesibaigia – labai panašių klausimų kyla ir dėl licencijų įsigijimo ar nuomos, nuosavo specialisto ar kompetencijos nuomos“, – atkreipia dėmesį A. Glemža.
Visa tai reiškia, kad nuosavos infrastruktūros mažėjimas nebūtinai reikš mažesnes IT sąnaudas. „Kuo daugiau paslaugų užsakome pas išorinį tiekėją, kuo jos labiau specifinės, kuo daugiau norime tiekėjo garantijų – tuo brangiau tenka mokėti. Panašu, kad priminti apie šias kainas tampa viena iš svarbių IT skyriaus užduočių. Tiesa, debesijos paslaugos lanksčios, tad pritrūkus lėšų kurį laiką (pvz., metų pabaigoje) daugeliu atvejų galima pereiti į „taupųjį“ režimą ir sumažinti paslaugų apimtis. Visgi, norint išvengti tokių situacijų, būtina iš anksto išsiaiškinti verslo poreikius ir aptarti pasirenkamus sprendimus su IT paslaugų užsakovais“, – pabrėžia pašnekovas.
Sistema turi ne tik patikti, bet ir tikti
Kitas svarbus – patarėjo – vaidmuo atitenka IT padaliniui planuojant naujų informacinių sistemų įsigijimą ar jų atnaujinimą.
„Dažniausiai IT padalinys atsakingas už tipinių IT paslaugų, infrastruktūros, bendro naudojimo sprendimų diegimo ir palaikymo išlaidų planavimą. O sistemų užsakovai – organizacijų veiklos padaliniai, kurių darbuotojus šios sistemos įgalina vykdyti savo funkcijas – atsakingi už taikomąsias informacines sistemas (pvz., finansų apskaitos, gamybos valdymo), ypatingai už reikiamą šių sistemų funkcionalumo pasirinkimą ir kainą. Vaizdžiai kalbant, IT skyrius turi suplanuoti teritoriją, įrengti infrastruktūrą (elektrą, vandenį, kelius, apšvietimą) ir pasirūpinti visų šių sąnaudų įvertinimu (IT biudžetu). O tai, kokie namai (t. y. informacinės sistemos) bus statomi šioje teritorijoje, ar jie bus tiek pat patogūs, kiek ir brangūs, priklauso nuo sistemų užsakovų – t. y. kitų funkcinių padalinių“, – pasakoja A. Glemža.
Kalbant konkrečiai, daug dėmesio IT padalinys turėtų skirti informacinių sistemų technologinių standartų ir kitų svarbių savybių nustatymui. Nors IT padalinys nėra visų informacinių sistemų „šeimininkas“, IT specialistai turėtų patarti, kaip ir kokią sistemą geriausiai rinktis, kad ji derėtų bendroje organizacijos IT architektūroje ir efektyviai veiktų. „Paprastas pavyzdys: nuspręsti, kokių finansų apskaitos sistemos atnaujinimų reikės kitąmet, turi finansų skyrius. Galbūt planuojama įsigyti galingesnę versiją su naujomis funkcijomis. Tad IT specialistai turi padėti susigaudyti, kokius standartus sistema turi atitikti, padėti įvertinti jos priežiūrai reikiamą kompetenciją, saugumo lygį ir pan. IT skyrius turi pasirūpinti tinkamų technologinių standartų nustatymu ir veiklos funkcijų supažindinimu su jais. Suprantama, geras kitų padalinių ir IT bendradarbiavimas tuo tikrai nesibaigia“, – sako A. Glemža.
Biudžeto tikrinimas – kas mėnesį
Galiausiai, IT skyriaus specialistų pagalbos gali prireikti ir valdant IT biudžetą.
„Ne paslaptis, kad net geriausiai suplanuotas biudžetas „neveiks“, jei jo nebus laikomasi. Todėl IT skyrius turėtų užtikrinti, kad įvairių padalinių IT sąnaudos, net ir iškilus nenumatytoms situacijoms, atitiktų planuotąsias. Biudžeto korekcijos įmanomos, tačiau svarbu iš anksto numatyti ir suderinti su IT paslaugų užsakovais tokių korekcijų atlikimo principus“, – primena „Blue Bridge Baltic“ verslo plėtros ir IT direktorius.
Kaip biudžetas vykdomas, rekomenduojama tikrinti bent kas ketvirtį ar dažniau. „Svarbu, kad skaičiai ir įsipareigojimai būtų aiškūs, pagrįsti gaunama nauda iš IT paslaugų. Žinoma, galutinį sprendimą dėl to, kiek ir kam IT lėšų skirti, priima vadovai. Tačiau IT skyrius turėtų aktyviai dalyvauti IT biudžeto valdyme derindamas skirtingų veiklos funkcijų interesus“, – pataria A. Glemža.
