Prieš kelerius metus „Blue Bridge“ grupės įmonės pradėjo taikyti LEAN metodus savo darbe. Apie tai, kaip tai padeda pasiekti geresnių rezultatų, apie ieškojimus, atradimus ir iššūkius taikant prieš beveik aštuonis dešimtmečius „Toyota“ gamykloje gimusią sistemą IT įmonėje, pasakoja „Blue Bridge Bond“ vadovas Artūras Šriupša ir „Lean Academy Lithuania“ steigėjas ir vyriausiasis partneris Tadas Pukšta.
Būdas su mažiau padaryti daugiau
Paprasčiausia LEAN apibrėžti kaip vadybos ir mąstymo būdą, galintį padėti organizacijai sukurti didesnę pridėtinę vertę panaudojus mažiau resursų – žmonių, laiko, dėmesio, įrenginių. „Reikia pabrėžti, kad LEAN yra vadybos sistema, ji apima ir metodus, ir mąstymo principus. Svarbiausias šios sistemos tikslas – ugdyti darbuotojus, nes jie – ateities potencialas. Dažnai klaidingai manoma, kad ši sistema, gimusi automobilių gamykloje, tik gamybos procesams ir tinka. Tačiau mažai kas žino, kad net pati „Toyota“ LEAN principus taiko ir pardavimuose, vystant naujus produktus ir visų kitų skyrių darbe“, – pokalbį pradeda „Lean Academy Lithuania“ steigėjas ir vyriausiasis partneris.
Transformuodamasi ir įgaudama vis didesnį populiarumų paslaugų sektoriuje ir aukštos pridėtinės vertės kūrime, LEAN visur atsispiria nuo to, kas ją išgarsino automobilių gamykloje – preciziškas proceso nagrinėjimas, jo vizualizavimas ir analizė ieškant, kurias proceso dalis galima patobulinti.
„LEAN tikslas nepasikeičia perkėlus šią sistemą į paslaugų sektorių – svarbiausia sukurti daugiau su mažiau. O tam reikia paversti sunkiai matomus procesus, pavyzdžiui, pardavimų arba naujo produkto kūrimo procesą, matomais. Visą procesą galima pamatyti tik per faktus, bet ne per nuomones. Dažnai kuriant didelę pridėtinę vertę, procesai labai sudėtingi, o juos atliekantys žmonės gali labai ilgai pasakoti, kaip jie atlieka vieną ar kitą užduotį. Tačiau paprašyti parodyti – per faktus ir kitokius daiktinius įrodymus, neretai patys susigriebia, kad procesas iš tikrųjų ne toks efektyvus, kaip jie manė. Kelią efektyvumui dažniausiai pastoja žmogiškos klaidos – nepakankama komunikacija, taisymų skaičius, o kartais – net klausimas, kurį kažkas tiesiog pamiršo užduoti“, – vardija T. Pukšta.
Tinka ir patinka aukštos kvalifikacijos darbuotojams
„Lean Academy Lithuania“ steigėjas patikina, kad IT paslaugų sektoriuje LEAN sistema įsitvirtinusi jau senokai – Vakarų Europoje rengiama daug konferencijų ir kitokių renginių, dedikuotų būtent LEAN pritaikymui IT versle.
„Blue Bridge Bond“ vadovas Artūras Šriupša pasakoja, kad LEAN sistemoje rado atsakymus, kaip galima geriau pasirodyti konkurencinėje kovoje dėl klientų ir darbuotojų bei optimizuoti savo veiklos procesus. „Blue Bridge Bond“ teikia IT infrastruktūros – kompiuterių, serverių, tinklo įrangos – priežiūros paslaugas.
„Prižiūrimų IT infrastruktūros objektų yra daugiau nei 5000, klientų turime 9-iose šalyse, per mėnesį gauname virš 3000 kreipinių. Turėdami tokias darbų apimtis, norėjome rasti būdą per tą patį laiką aptarnauti daugiau klientų. Žinoma, tuo pat metu norėjome išsaugoti gerą paslaugų kokybę ir darbuotojų pasitenkinimą“, – vardija A. Šriupša bei atskleidžia, kad pradėjęs lankyti LEAN mokymus, iškart pamatė, kad daugelis LEAN principų gali būti pritaikyti „Blue Bridge Bond“ darbe.
Laiko taupymas taip pat reikalauja laiko
Nors „Blue Bridge Bond“ darbuotojai iš tikrųjų entuziastingai palaikė idėją pritaikyti LEAN sistemą, netrukus paaiškėjo, kad procesų optimizavimas gali kainuoti kur kas daugiau, nei tikėtasi.
„Drauge su IT specialistais pradėjus svarstyti, kaip sutrumpinti procesą, t. y. užklausos išsprendimo laiką, nuspręsta atlikti eksperimentą. Peržiūrėjome vieno kliento pasikartojančią užklausą ir radome darbą, kuris pareikalauja daugiausiai laiko. Suskaidėme jį į mažesnius darbus ir galiausiai radome vieną, kuris užima didžiausią laiko dalį – šiuo atveju tai buvo 4 val. Pasiteiravau kolegų – ar galima šį darbą padaryti per dvigubai trumpesnį laiką? Jų atsakymas nustebino: taip, tačiau tam, kad galėtume tai padaryti, mums teks investuoti 300 papildomų valandų į proceso optimizavimą, kuris apimtų naujų programų diegimą, esamų naudotojų perkonfigūravimą ir t. t. Supratau, kad efektyvinti galima praktiškai bet kurį darbą, tačiau tai pareikalaus daugybės papildomų investicijų, kurių nebuvome numatę“, – sako „Blue Bridge Bond“ vadovas.
Savojo LEAN kelio paieškos
Vis dėlto viltis pritaikyti LEAN metodikas ir rasti būdą efektyviau dirbti neapleido, prisipažįsta A. Šriupša: „Nusprendžiau pasiūlyti LEAN mokymus savo kolegoms, vadovaujantiems IT specialistų komandoms. Mano spėjimas pasitvirtino – po mokymų jie grįžo įkvėpti, tikėdami, kad LEAN gali būti pritaikyta mūsų įmonėje.“
Tačiau šįkart buvo aišku, kad „Blue Bridge Bond“ turi ieškoti individualaus kelio taikyti LEAN savo darbe.
„Taip nusprendėme taikyti LEAN ne vieno proceso ar darbo optimizavimui, o efektyvinant visą sistemą, kuri palaiko procesą. O kas yra sistema? Sistema pirmiausia yra žmonės, todėl norinti padaryti ją efektyvesnę, reikia keisti žmonių įpročius. Pritaikyti LEAN taip, kad ši metodika įgalintų žmones efektyviau dirbti ir keistis patiems“, – dalijasi Artūras Šriupša.
Įgalinti darbuotojus tobulėti
Išdėsčius LEAN tikslus ir principus komandai bei pradėjus juos taikyti struktūruojant kasdienį darbą, pokyčių ilgai laukti neteko – LEAN sukūrė patikimą platformą pačių darbuotojų iniciatyvai, pastebi pašnekovas.
„Pirmiausia, žmonės pradėjo pastebėti problemas, kurių buvo ir anksčiau, tačiau kurių jie nepastebėdavo. Pastebėjus jas, daugeliui darbuotojų pasidarydavo įdomu tai spręsti patiems – ne per vadovą, bet savarankiškai. Antra, darbuotojai pradėjo daugiau bendrauti ir spręsti iškylančius iššūkius tarpusavyje. Pavyzdžiui, su ypatingu azartu imtasi mažinti neefektyviai panaudoto laiko apimtis. Saugant laiką pasitelktos ir pažangiausios technologijos, ir labai įprasti būdai – pavyzdžiui, dideli popieriaus lapai su proceso detalia vizualizacija bei kritinių vietų identifikavimu. Ar bereikia sakyti, kad tokia iniciatyva mane, kaip vadovą, labai džiugina?“, – šypsosi A. Šriupša.
Rekordų nusprendžia siekti patys
Netrukus darbuotojų iniciatyva efektyviau išnaudoti darbo laiką ir investicijos į šį tikslą padedančias siekti technologijas pradėjo daryti įtaką tiesioginiams darbo rezultatams, pažymi „Blue Bridge Bond“ vadovas.
„Kartą vienas iš darbuotojų pranešė, kad naują kompiuterį klientui paruošė darbui per valandą, tai – rekordiškai trumpas laikas. Reikšmingiausia, kad patys darbuotojai išsikėlė sau šį tikslą ir kai pavyko jį įgyvendinti, džiaugėsi savo pergale, o ne tuo, kad tiesiog įtiko vadovams“, – pastebi pašnekovas.
Vis daugiau įrankių ir būdų dirbti efektyviau
Jau antri metai, kai „Blue Bridge Bond“ gyvena LEAN filosofija – per tą laiką darbuotojai sugalvojo daugybę įrankių ir metodų, kaip padaryti savo darbą efektyvesnį: pradedant nuo darbo dienos užduočių vizualinio pateikimo ir baigiant nedidelėmis spalvotomis lemputėmis prie kiekvienos darbo vietos, skelbiančiomis apie darbuotojo užimtumą.
„Lyg savaime išsisprendė ir viena rimta problema – neišspręstų užklausų skaičius. Dabar ekranas, kuriame anksčiau matydavome per dieną nespėtas išspręsti užklausas, darbo dienos pabaigoje dažniausiai tuščias. Suskaičiavome, kad net 80 proc. užklausų, kurias gauname, yra išsprendžiamos tą pačią dieną. Ar gali būti geresnis įrodymas, kad judame teisinga kryptimi?“, – apibendrina A. Šriupša.
