Beveik kiekvieną mėnesį rinkoje atsiranda nauji IT produktai ir sprendimai, galintys turėti įtakos ne tik konkrečioje srityje dirbančioms organizacijoms, bet ir įprastiems verslo modeliams bei procesams. Stebint tokią „pasiutpolkę“ neretai kyla klausimų dėl ilgalaikės IT strategijos kūrimo prasmės. Kam investuoti laiko ir pinigų į šį dokumentą, jei jau rytoj visa organizacija gali atsibusti pasaulyje, kurį pakeitė nauja programėlė, startuolio paslauga arba netikėta kibernetinė grėsmė? Galbūt IT planą kuo puikiausiai gali pakeisti greita reakcija ir lankstumas?
Nepanikuoti dėl pokyčių
Paradoksalu, bet būtent dėl dinamiškos verslo aplinkos ir naujų sprendimų gausos IT strategija tampa kaip niekada aktuali. Ir jos šerdyje turėtų būti ne technologinės naujovės, o aiškūs organizacijos poreikiai ir prioritetai. Kitaip spaudimas įsigyti „naujų blizgančių objektų“ ir madų vaikymasis gali virsti finansine katastrofa, kai investuojama ne į reikalingas, o į madingas IT naujoves, pastebi „Cio.com“ apžvalgininkas Pradeep Henry.
Nepasiduoti baimei „būti nemadingu“ ir įdėmiau įsižiūrėti į procesus, vykstančius organizacijoje – toks pirmasis vienos didžiausių IT įmonių Lietuvoje – „Blue Bridge“ – ekspertų patarimas.
„Šiuolaikinė dinamiška ir nuolatos kintanti veiklos aplinka iš organizacijų ir jų IT reikalauja gebėjimo greitai adaptuoti veiklą. Technologijų keitimas yra sudėtingas ir brangus procesas, kuris dažnai užtrunka ilgiau nei norėtųsi. Be to, technologijų gyvavimo ciklas yra sąlyginai ilgas. Pavyzdžiui, techninės įrangos gyvavimo ciklas – ne trumpesnis nei 3-5 metai, programinės technologijos „gyvena“ mažiausiai 5-7 metus, na, o informacinės sistemos tradicinėse organizacijose gali „gyvuoti“ ilgiau nei 10 metų. Todėl būtent IT strategija yra geras pirmas žingsnis siekiant suderinti nuolat kintančius poreikius ir sunkiai bei lėtai keičiamas technologijas“, – pastebi „Blue Bridge“ IT architektas Andrius Bumblauskas.
Inovacijos – tik ten, kur reikia
Prioritetų atranka toli gražu nereiškia, kad galima nekreipti dėmesio į tai, kas vyksta pasaulinėje IT industrijoje. Šis procesas tiesiog padeda susikoncentruoti į svarbiausių organizacijos pranašumų vystymą.
„Organizacija turėtų aiškiai suprasti savo svarbiausią išskirtinumą rinkoje. Jei tą išskirtinumą gali sukurti taikomos technologijos, tuomet tam tikroje srityje reikėtų domėtis inovacijomis, nebijoti eksperimentuoti ir investuoti į unikalių sprendimų kūrimą. Priešingu atveju, racionalu tiesiog išsirinkti tinkamą sprendimą rinkoje ir jį įsidiegti, didžiausių dėmesį skiriant sprendimo kainai ir efektyvumui. Pavyzdžiui, daugeliui įmonių buhalterinė apskaita jokio pranašumo rinkoje nesukuria, todėl protinga nekurti savo buhalterinės apskaitos programų, o tiesiog įsigyti standartinius sprendimus, kurie atitinka poreikius už mažiausią kainą. Būtent panašūs pasirinkimai turėtų būti aptarti IT strategijoje, nes tai padeda nešvaistyti pinigų nebūtinoms naujovėms“, – sako A. Bumblauskas.
Pašnekovas pabrėžia, kad IT strategija taip pat turėtų būti susieta su verslo strategija.
„Paprastas pavyzdys – jei verslo strategijoje numatyta plėtoti tam tikrus produktus ar paslaugas, IT strategijoje turėtų būti numatytos investicijos į atitinkamų IT priemonių plėtrą. Tikriausiai daugeliui nebūtų priimtina situacija, kai greitas naujų produktų „paleidimas“ neįmanomas vien todėl, kad IT padalinys tobulina ne tas informacines sistemas“, – pasakoja „Blue Bridge“ IT architektas.
Kam patikėti IT strategijos rengimą?
IT strategijos, kaip ir kiti planai, gali būti rengiami 3, 5 arba net 10 ateinančių metų. „3 metų strategiją galime vadinti tiksliausia, o 5 metų ir 10 metų strategijos labiau žymi kryptį, kuria organizacija norėtų judėti. Tačiau nereikia pamiršti, kad bet kokios trukmės strategija nėra statiška – ją būtina peržiūrėti ir koreguoti pagal realią situaciją“, – sako A. Bumblauskas.
Strategijos rengimas gali būti patikėtas ir organizacijos IT skyriui, ir išorinei kompanijai arba konsultantui. „Viskas priklauso nuo organizacijos poreikių ir patirties rengiant tokio pobūdžio planus. Jeigu nusprendžiama strategiją rengti kartu su išorine kompanija, reikia nepamiršti, kad tai vis tiek bendras darbas ir bendra atsakomybė. Taip pat verta paminėti, kad, jei anksčiau tokia strategija nebuvo rengta, pradėti nuo nulio gali būti sudėtinga. Be to, tai pareikalautų nemažai laiko. Pasitelkus išorinio tiekėjo pagalbą, strategija gali būti parengta per maždaug 3 mėnesius“, – pastebi A. Bumblauskas.Pašnekovas akcentuoja, kad svarbiausia rengiant strategiją – ja tikėti: „Net pati geriausia strategija nebus naudinga, jeigu liks uždaryta stalčiuje. Todėl iššūkis yra ne tik strategijos parengimas, bet ir jos komunikacija darbuotojams bei įgyvendinimas.
3 dalykai, kuriuos verta žinoti rengiant IT strategiją
Saugumas, efektyvumas ir inovatyvumas – tai trys raktažodžiai, kurie gali padėti rengiant IT strategiją. Jie taip pat pagelbės tiems, kas turi ribotą IT biudžetą, tačiau norėtų pasitelkti konsultavimo paslaugas. Tad kokie gi klausimai, į kuriuos pirmiausia reikėtų ieškoti atsakymų?
- Saugumas: kiek saugios dabar naudojamos technologijos? Ar tinkamai parinkta apsauga nuo realiausių grėsmių? Kokių žingsnių reikėtų imtis ateityje, kad saugumas padidėtų?
- Efektyvumas: kas šiuo metu trukdo organizacijai efektyviau dirbti? Kokie efektyvumą galintys pagerinti sprendimai ir technologijos jau sukurti bei gali būti įdiegti įmonėje per ateinančius metus? Į kokio tipo sprendimus ir produktus orientuotis ateityje, siekiant savo tikslų?
- Inovatyvumas: kokiose srityse inovacijos būtinos, o kur tiktų išbandytos technologijos?
