Terence Mauri, ateities lyderystės ekspertas, „Hack Future Lab“ steigėjas, Masačusetso technologijos instituto ir „IE Business School“ verslumo mentorius, apie sėkmingą ateities darbą yra rašęs: „Visi kalba apie ateitį, bet ateitis jau čia. Šiuo metu esame naujame posūkio taške, su 5 reikšmingomis inovacijų platformomis: blokų grandinė (angl. blockchain), energijos saugojimas, automatizavimas, robotika ir DNR sekos nustatymas. Tai yra nauja Meta visata, ir ji neturi nieko bendro su „Facebook“. Jei norite likti konkurenciniame žemėlapyje, jūsų organizacijos dizainas privalo būti perbraižytas“.

Ką šios ateities technologijos galėtų reikšti įmonėms, darbuotojams ir personalo specialistams, svarsto „Blue Bridge Code“ „SharePoint“ sprendimų skyriaus vadovė ir viena iš IT sprendimo „NeatModay“ kūrėjų Žaneta Čalkienė.

Bandant perbraižyti organizacijos dizainą pagal „blockchain“

„Blockchain“ technologijos apibrėžimas skelbia, kad tai – bendra, nekintanti sistema, kuri suteikia galimybę visas verslo operacijų ir turto (namas, automobilis, pinigai, žemė, intelektinė nuosavybė, patentai, autorių teisės, prekės ženklas) stebėjimo proceso transakcijas įrašyti nekintamai, t. y. kiekviena operacija yra tarsi „blokas“, kuris padaromas nekintamas naudojantis šifravimo technologija. Tai suteikia galimybę visada būti tikram kas po ko įvyko ir kas už ką atsakingas. „Blokchain“ neleidžia pakeisti istorijos, tik kurti naują.

Ar „blockchain“ vis dar aktuali tik bankiniam sektoriui ir kriptovaliutų verslams? Tikrai ne, ypač dabar, kai daugelį dokumentų keičia įrašai sistemose; kai parašas ar spaudas – tik elektroninis.

Kalbant su klientais jie sutinka, kad įmonėje nekintamos informacijos istorija ir atsekamumas yra labai svarbu. Todėl ilgalaikėje perspektyvoje teks naudotis pažangiomis technologijomis. Bet kaip žengti pirmus žingsnius ir kiek jie sudėtingi?

Pradėti reikėtų nuo atsakymų į šiuos klausimus: ar mūsų įmonėje informacija struktūrizuota? Ar valdoma efektyviai ir pagal aiškias taisykles? Ar darbuotojai turi aiškias roles ir prieigas šios tvarkos kontekste; ar jų veiksmai kažkaip registruojami? Paprastai tariant, pirmas žingsnis yra visiškas verslo operacijų perkėlimas į skaitmeninę erdvę.

Pažangiems procesams kurti kosmoso technologijų nereikia

Kuriant organizacijos dizainą „blockchain“ koncepcijos kryptimi gali padėti ir paprasti įrankiai. Tiesa, ne visi, nes retas standartinis produktas turi galimybę visiškai atspindėti individualius, jautrius verslo procesus.

Jautriais vadintume procesus, kuriuose bet kuris veiksmas gali vykti tik tam tikromis sąlygomis. Pavyzdžiui, darbų saugos instrukcijos po vadovybės patvirtinimo gali būti pasiekiamos tik nurodytai asmenų grupei arba naujos redakcijos bei tvirtinimo inicijavimui, kurį irgi gali vykdyti tik dedikuoti asmenys.

Tik jei sistemose preciziškai realizuoti šie procesai, galima tikėtis legaliai vertingo operacijų atsekamumo. Daug tokių pavyzdžių ir personalo valdyme, prie kurio dar grįšime.

Taigi, peršasi išvada, kad nors rinkoje siūloma daugybė sprendimų, – ir dokumentų, ir procesų valdymo, didelio proveržio su jais nepasieksi, nes gali kilti nepasitikėjimo banga, dėl kurios didžiausio preciziškumo reikalaujantys procesai kaip tik gali būti iškelti už panašios sistemos ribų.

Išeitis galėtų būti lengvai pagal individualius poreikius adaptuojami procesų ir dokumentų valdymo sprendimai. Būtent su tokia mintimi kūrėme „NeatMonday“ sprendimą, kurio pagrindas daugeliui pažįstama „O365 SharePoint“ platforma, o pati esmė – sprendimas, leidžiantis sukurti dokumentų ir procesų valdymą jūsų organizacijos nustatytomis taisyklėmis.

Tokiu būdu ne tik sugalvojome, kaip apjungti individualias organizacijų taisykles „pagal užsakymą“ su standartine technologija, bet ir išsaugojome vieną vertingiausių „on-line“ savybių – reguliarų technologijos atsinaujinimą, nes „O365 SharePoint“ reiškia, kad visada turėsite naujausią, saugos standartus atitinkančią sprendimo versiją.

Personalo skyrius tampa inovacijų varikliu?

Pažvelkime, ką gi tai reiškia praktine prasme personalo valdymo procesuose, kuriuos, kaip minėjau, galima priskirsti prie jautrių procesų, kadangi jie reikalauja ir tikslumo, ir konfidencialumo.

Vienas iš pirmųjų žingsnių darbuotojo „gyvavimo cikle“ yra dokumentų apie darbuotoją surinkimas bei įdarbinimas. „NeatMonday“ sistema ne tik suteikia galimybę pateikti dokumentus skaitmeniniu būdu, bet ir vadyti visus tolesnius klausimus:
• kas gali matyti darbuotojo bylą, kas gali ją keisti ?
• kas ir kada gali inicijuoti darbo sutarties ruošimą ?
• kas ruošia sutartį ?
• kas ir kada tvirtina darbo sutartį ?
• kas ir kada pasirašo darbo sutartį ?
• kas ir kokiam etape informuojamas apie šio proceso eigą ?
• kam išsiunčiama pasirašyta sutartis ?
• kas ir kada vykdo darbo instruktažus ? kaip fiksuojamas susipažinimas ?
• kas ir kada inicijuoja sutarties pakeitimus ?
• kas ir kada tvirtina/pasirašo sutarties pakeitimus ?
• kokie procesai inicijuojami sutarties nutraukimo atveju (pvz. apskaitos informavimas, darbo priemonių perdavimas, prieigų prie informacijos stabdymas) ?
• kaip kinta visos šios taisyklės priklausomai nuo pareigų/atsakomybės lygio ?
• kada sutartis perduodama į elektroninį archyvą ?
• daugelis kitų, specifinių konkrečiai organizacijai žingsnių.

Žvelgiant į šį ilgą tik vieno proceso žingsnių sąrašą, sudėtinga įsivaizduoti, kaip jis galėtų tilpti didesnių organizacijų personalo skyriaus darbuotojų galvose. Todėl natūralu, kad personalo komanda dažnai pirmoji žvalgosi į Terence Mauri įvardintas automatizavimo ar robotikos kryptis. Iš dalies tai paaiškina, kodėl gavome personalo skyriaus bendruomenės paramą kurdami „NeatMonday“.

Būtent interviu su personalo specialistais leido suprasti, kaip geriausiai spręsti konfidencialumo niuansus ir tam tikras specifines sąlygas automatizacijos būdu. Tyrimas taip pat leido sugalvoti esminį palengvinimą – naudodami „NeatMonday“ sprendimą, darbuotojai vykdo užduotis pagal savo rolę (pvz., direktorius – pasirašo sutartį). Jiems nereikia galvoti kas ką turi daryti – už juos galvoja sistema.

Pažangūs procesai tampa ir reputacijos dedamąja

Negalime pamiršti ir to, kad technologijos ne tik gali palengvinti darbą, bet ir tampa prestižo klausimu. O kur daugiau perspektyvus darbuotojas gali įsitikinti jūsų įmonės pažangumu, jei ne susidūręs su personalo skyriumi?

Žmogiškųjų išteklių specialistas bei žmogiškųjų išteklių valdymo infrastruktūra yra pagrindiniai sąlyčio taškai, pagal kuriuos naujokai susidaro nuomonę apie organizaciją. Todėl, pretenduojant į sėkmingo ir geidžiamo darbdavio statusą, reiktų atkreipti dėmesį į šiuos elementus. Būtinai „gyvas“ darbo pokalbis ar prašymas pristatyti popierinius dokumentus dažnai gali priversti jaunesnį darbuotojų susimąstyti, ar jis tikrai pateko į „dinamišką aplinką“, kuria vilioja dauguma darbo skelbimų.

Apie „NeatMonday“

„NeatMonday“ – tai „SharePoint“ sprendimas, įtraukiantis ir žmogiškųjų išteklių valdymo modulį. Su šiuo moduliu įmanoma pakeisti popierinius dokumentus elektroniniais ir fizinius procesus – skaitmeniniais. Visą sukurtų procesų seką valdo sistema ir darbuotojai atlieka tik elektroninius pateikimo – vizavimo – tvirtinimo – pasirašymo veiksmus. „NeatMonday“ kūrėja – įmonė „Blue Bridge Code“, padedanti organizacijoms transformuoti veiklos procesus į skaitmeninius ir automatizuotus.

Jeigu norite sužinoti daugiau apie „NeatMonday“, užpildykite žemiau esančią formą.