Įmonėje gali būti dešimtys skirtingų programų, „Excel“ failų, el. laiškų ir kitų įrankių, tačiau tai dar nereiškia, kad visi dirba su tais pačiais duomenimis.
Pardavimų komanda mato vieną užsakymo būseną, sandėlis – kitą, o finansų skyrius tikisi informaciją gauti dar iš trečios sistemos. Augant verslui toks veikimo modelis tampa vis sunkiau valdomas.
Tokiais atvejais itin pasiteisina ERP sistema. Ji sujungia skirtingus įmonės procesus ir duomenis į bendrą verslo valdymo aplinką, kurioje informacija gali keliauti iš vieno proceso į kitą be nuolatinio rankinio darbo. ERP aktuali ne vien didelėms gamybos ar prekybos įmonėms. Ji tampa ypač naudinga tada, kai verslas auga, procesų daugėja, o informaciją tarp padalinių darosi vis sunkiau suvaldyti.
Kas yra ERP sistema?
ERP – angliško termino „Enterprise Resource Planning“ trumpinys. Lietuviškai ERP sistema dažniausiai vadinama įmonės išteklių planavimo arba verslo valdymo sistema. Paprastai tariant, ERP sistema yra integruota platforma, skirta skirtingiems įmonės procesams valdyti ir tarpusavyje susieti.
Tačiau atsakymas į klausimą, kas yra ERP, būtų per siauras, jei ją apibūdintume tik kaip apskaitos, sandėlio ar personalo programą. Esminis ERP principas yra ne atskirų funkcijų skaičius, o tai, kaip jos tarpusavyje susijusios.
Viena sistema, skirtingi procesai
Pavyzdžiui, pardavimo užsakymas gali tapti informacija sandėliui, finansams ir logistikai. Kai prekė išsiunčiama, atnaujinami užsakymo būsena, atsargų likutis ir su pardavimu susiję finansiniai duomenys. Tos pačios informacijos nereikia kelis kartus suvesti į skirtingas sistemas.
Todėl ERP sistemos esmę geriausiai atskleidžia tai, kaip ji keičia informacijos judėjimą įmonėje. Vietoje daugybės tarpusavyje silpnai susietų įrankių atsiranda bendra sistema, kurioje skirtingi padaliniai dirba su tais pačiais duomenimis.
ERP taip pat nebūtinai reiškia vieną milžinišką programą, kurioje turi būti įjungtos visos įmanomos funkcijos. Šiuolaikinės ERP sistemos dažniausiai yra modulinės: įmonė gali pasirinkti procesus, kuriuos nori valdyti centralizuotai, o augant poreikiams sistemą papildyti naujais moduliais.
Kaip veikia ERP sistema?
ERP sistemos veikimo esmė – centralizuoti duomenys ir tarpusavyje susieti verslo procesai. Skirtingi moduliai gali atlikti skirtingas funkcijas, tačiau informacija tarp jų juda pagal nustatytą verslo logiką.
Dėl to viename procese atliktas veiksmas gali automatiškai atnaujinti informaciją kitose jo grandyse.
Tai lengviausia suprasti pažvelgus į paprastą užsakymo kelią:
- Užsakymas įvedamas į sistemą. Klientui pateikus užsakymą, pardavimų darbuotojas jį suveda į ERP sistemą. Čia fiksuojami užsakymo duomenys, klientas, prekės, kiekiai ir kita reikalinga informacija.
- Patikrinamos atsargos. Sistema gali patikrinti, ar užsakytų prekių yra sandėlyje. Jei jų pakanka, informacija perduodama užsakymui vykdyti. Jei trūksta, sistema gali inicijuoti pirkimo ar tiekimo procesą.
- Užsakymas perduodamas kitiems procesams. Sandėlis gauna informaciją apie komplektavimą ir išsiuntimą, o finansų modulis gali parengti sąskaitą bei užregistruoti su pardavimu susijusius duomenis.
- Duomenys atnaujinami visoje sistemoje. Įvykdžius užsakymą, pasikeičia jo būsena, atsargų likutis ir finansinė informacija. Šiuos duomenis gali matyti darbuotojai, kuriems jų reikia tolesniam darbui ar ataskaitoms.
Kodėl svarbus procesų susiejimas?
Svarbiausia tai, kad kiekvienas padalinys nepradeda proceso nuo nulio. Informacija, kuri jau buvo įvesta vienoje proceso vietoje, gali būti panaudota kitur, todėl mažėja rankinio duomenų perkėlimo poreikis ir klaidų tikimybė.
Tai ypač aktualu įmonėms, kuriose vienas užsakymas pereina per kelias grandis. Kuo daugiau tokių sąsajų tarp pardavimų, sandėlio, pirkimų, finansų ar logistikos, tuo svarbiau, kad jos veiktų kaip viena sistema, o ne atskiri procesai.
Kokius procesus ir modulius apima ERP sistema?
ERP sistemos paprastai kuriamos moduliniu principu. Tai reiškia, kad įmonė gali pasirinkti jai aktualias funkcijas, o skirtingi moduliai dalijasi bendrais duomenimis.
Vienai organizacijai svarbiausi gali būti finansai ir pirkimai, kitai – gamyba, atsargos ir logistika, trečiai – projektų bei personalo valdymas. ERP pasirinkimas neturėtų prasidėti nuo klausimo, kiek funkcijų turi sistema. Pirmiausia verta žiūrėti, kokius verslo procesus ji turi sujungti.
Finansai ir apskaita
Kas vyksta su įmonės pinigais, galiausiai atsispindi daugelyje verslo procesų. Todėl finansų modulis nėra tik vieta sąskaitoms išrašyti ar ataskaitoms parengti. Jis apima sąskaitų ir mokėjimų valdymą, biudžetus, pinigų srautus bei finansines ataskaitas, o svarbiausia – susieja šiuos duomenis su kitais įmonės procesais.
Pardavimas, pirkimas ar projekto sąnaudos gali automatiškai atsispindėti finansiniuose duomenyse. Kuo mažiau informacijos reikia perkelti rankiniu būdu, tuo mažiau galimybių jai pasimesti tarp skirtingų failų, programų ar darbuotojų naudojamų lentelių.
Pardavimai ir klientų valdymas
Pardavėjui svarbu žinoti ne tik tai, ką klientas užsakė. Kur kas daugiau klausimų kyla prieš patvirtinant sandorį: ar prekė yra sandėlyje, kada ją galima pristatyti, kokia užsakymo būsena, kokia kaina taikoma ir kaip sandoris atrodys bendrame pardavimų rezultate.
ERP sistema sujungia tai, kas svarbiausia: klientų duomenis, pasiūlymus, kainodarą, užsakymus ir kitus pardavimo proceso etapus. Susiejus juos su sandėlio, finansų ir tiekimo informacija, pardavimų komanda mato ne atskirą užsakymą, o platesnį jo kontekstą.
Pirkimai, sandėlis ir tiekimo grandinė
Sandėlio likutis dar nepasako, ar įmonė turi tiek prekių, kiek jai iš tiesų reikia. Jei paklausa staiga išauga, šiandien matomas likutis gali nebesutapti su tuo, ko reikės po kelių savaičių.
ERP sistema leidžia vienoje vietoje sekti tiekėjus, pirkimo užsakymus, atsargas ir prekių judėjimą. Pardavimų, pirkimų ir tiekimo duomenis susiejus tarpusavyje, galima anksčiau pastebėti tiek prekių trūkumo, tiek perteklinių atsargų riziką. Tai reiškia, kad sprendimai priimami vertinant ne vien tai, kas šiuo metu stovi sandėlyje, bet ir tai, kas vyksta kituose verslo procesuose.
Gamybos ir projektų valdymas
Gamyboje neužtenka žinoti, kiek užsakymų reikia įvykdyti. Reikia matyti, kokių žaliavų tam prireiks, kada turi būti atlikti atskiri etapai, kokie darbuotojai ar įrenginiai reikalingi ir ar gamyba spėja pagal planą.
ERP sistema gali šiuos elementus susieti vienoje platformoje: nuo gamybos planavimo ir žaliavų poreikio iki darbuotojų užduočių bei terminų. Projektinėse organizacijose panaši logika padeda sekti darbų eigą, išteklius ir kaštus.
Personalo valdymas
Kai darbuotojų daugėja, personalo informacija greitai tampa išskaidyta tarp skirtingų sistemų ir dokumentų. Darbo laikas – vienur, atostogos – kitur, atlyginimų duomenys – dar kitoje sistemoje.
ERP personalo modulis gali centralizuoti darbuotojų duomenis, darbo laiko apskaitą, atostogas, darbo užmokestį ir kitus administracinius procesus. Susiejus šią informaciją su kitais verslo duomenimis, lengviau planuoti darbuotojų resursus, darbo laiką ir su jais susijusias sąnaudas.
Kokią naudą ERP sistema suteikia verslui?
Jos vertė labiausiai išryškėja tada, kai darbuotojams nebereikia rankiniu būdu jungti to, kas jau vyksta skirtinguose verslo procesuose. Automatizuojami pasikartojantys veiksmai, o informacija tampa prieinama tiems, kuriems jos reikia.
Pagrindiniai ERP sistemos privalumai yra šie:
- Mažiau rankinio darbo. Duomenų nereikia kelis kartus suvesti į skirtingas sistemas ar failus.
- Mažiau klaidų. Kai informacija perkeliama automatiškai, mažėja rizika, kad ji bus nukopijuota neteisingai ar liks neatnaujinta.
- Bendra duomenų bazė. Pardavimai, finansai, sandėlis ir kiti padaliniai dirba su ta pačia aktualia informacija.
- Greitesni sprendimai. Vadovui nereikia laukti, kol duomenys bus surinkti iš kelių darbuotojų ar „Excel“ failų.
- Daugiau veiklos matomumo. Lengviau pastebėti vėlavimus, augančias sąnaudas, atsargų trūkumą ar kitus pokyčius.
- Lengviau augti. Plečiantis įmonei, ERP sistema gali būti papildoma naujais moduliais ir integracijomis, užuot kūrus vis daugiau atskirų sprendimų.
Taigi ERP nauda nėra vien sutaupytos darbo valandos. Ji atsiranda tada, kai skirtingi įmonės procesai pradeda veikti kaip viena grandinė, o ne atskiri informacijos taškai.
Kada įmonei reikalinga ERP sistema?
ERP poreikį dažniausiai išduoda ne darbuotojų skaičius, o tai, kiek pastangų reikia norint suprasti, kas vyksta įmonėje.
Jei tie patys duomenys nuolat kopijuojami tarp programų, skirtingi padaliniai turi skirtingas jų versijas, ataskaitoms ruošti prireikia vis daugiau „Excel“ failų, o į paprastą klausimą atsakyti reikia kelių žmonių įsitraukimo, dabartinė sistema gali nebespėti paskui verslą.
Vienas aiškiausių signalų – žmonės pradeda kompensuoti sistemų trūkumus savo darbu. Pardavimai tikslinasi su sandėliu, sandėlis laukia pirkimų informacijos, finansai tikrina skaičius, o vadovas laukia galutinės ataskaitos. Augant įmonei toks modelis tampa vis brangesnis, net jei pati problema iš pirmo žvilgsnio atrodo kaip keli papildomi „Excel“ failai.
Kokie yra ERP sistemų tipai?
Jei kyla klausimas „ERP sistema – kas tai?“, ne mažiau svarbu žinoti ir tai, kur ji veikia. Pagal infrastruktūros modelį ERP sistemos dažniausiai skirstomos į debesijos, vietines ir hibridines.
Debesijos ERP sistema
Debesijos ERP veikia paslaugos teikėjo infrastruktūroje ir pasiekiama internetu. Įmonei nereikia pačiai prižiūrėti serverių, o resursus galima lanksčiau pritaikyti augant poreikiams.
Vis dėlto svarbu vertinti ne vien patogumą. Reikšmės turi duomenų saugumas, prieigos kontrolė, atsarginės kopijos, integracijos ir aiškus paslaugos teikėjo atsakomybių pasiskirstymas. ERP sprendimą verta vertinti kartu su debesų kompiuterijos aplinka, kurioje jis veikia.
Vietinė ERP sistema
Ji diegiama pačios organizacijos infrastruktūroje, todėl įmonė turi daugiau tiesioginės kontrolės. Tačiau kartu jai tenka serverių, atnaujinimų, atsarginių kopijų, saugumo ir infrastruktūros pajėgumo priežiūra.
Tai reiškia didesnę atsakomybę už visą aplinką, kurioje veikia ERP sistema, ir poreikį turėti tam reikalingų IT kompetencijų.
Hibridinė ERP sistema
Jungia vietinės infrastruktūros ir debesijos išteklius. Toks modelis pasirenkamas tada, kai skirtingiems procesams keliami skirtingi infrastruktūros, saugumo ar integracijų reikalavimai.
Kai dalis IT aplinkos lieka įmonės infrastruktūroje, o kitos sistemos perkeliamos į debesiją, tam tikrais atvejais gali būti aktualus ir virtualus duomenų centras.
Kaip pasirinkti ir įdiegti ERP sistemą?
Pirmiausia verta pasižiūrėti į savo įmonę: kur darbuotojai sugaišta daugiausia laiko, kur duomenys dubliuojasi, dėl ko atsiranda klaidų ir kokių atsakymų vadovybei nuolat trūksta.
1. Pradėkite nuo procesų, ne nuo programos
Kai aišku, ką norima išspręsti, lengviau įvertinti, kokių ERP modulių iš tiesų reikia. Kartu verta iš anksto numatyti, su kuo sistema turės „susikalbėti“: elektronine parduotuve, bankais, CRM, dokumentų valdymo ar logistikos sistemomis. Čia svarbios ir duomenų integracijos galimybės.
Dar vienas klausimas – kas bus po kelių metų. ERP turėtų spręsti ne tik šiandienos problemas, bet ir turėti erdvės augančiam verslui.
2. Diegimas – daugiau nei programos įjungimas
Pats ERP diegimas apima procesų analizę, sistemos architektūros parengimą, duomenų sutvarkymą ir perkėlimą, modulių konfigūravimą, integracijų kūrimą bei testavimą. Darbuotojai taip pat turi būti apmokyti, kad nauja sistema neliktų gražiu, bet mažai naudojamu įrankiu.
3. Pakeisti reikia ir darbo įpročius
Tai nėra vien IT klausimas. Jei sistema pakeičia užsakymų registravimą, pirkimų planavimą ar dokumentų tvirtinimą, pasikeičia ir kasdienis darbuotojų darbas. Todėl geras ERP diegimas baigiasi tada, kai ji tampa įprasta verslo procesų dalimi.
Dažniausiai užduodami klausimai apie ERP sistemas
Ar ERP sistema tinka mažai įmonei?
Taip. ERP poreikį labiau lemia verslo procesų sudėtingumas nei darbuotojų skaičius. Jei įmonė turi gamybą, daug užsakymų, sudėtingą tiekimą ar kelias veiklos kryptis, ERP gali būti aktuali ir nedidelei komandai.
Be to, nebūtina pradėti nuo visko. Galima įdiegti svarbiausius modulius ir sistemą plėsti augant verslui.
Kiek kainuoja ERP sistema?
Vienos kainos nėra. ERP kainą lemia naudotojų skaičius, moduliai, integracijos, pritaikymo darbai, duomenų perkėlimas ir diegimo apimtis. Todėl verta skaičiuoti ne tik programos licencijos ar prenumeratos kainą, bet ir jos priežiūros, palaikymo bei būsimos plėtros išlaidas.
Ar ERP sistemą galima integruoti su kitomis programomis?
Taip, ir tai dažnai yra viena svarbiausių ERP pasirinkimo sąlygų. Sistema gali būti jungiama su elektronine parduotuve, bankais, CRM, dokumentų valdymo, logistikos ir kitais sprendimais.
Tačiau integracija nėra savaiminė: jos galimybes lemia konkrečios ERP architektūra ir prieinamos sąsajos. Todėl jas verta įvertinti dar prieš pasirenkant sistemą.
Kuo ERP sistema skiriasi nuo CRM sistemos?
CRM daugiausia rūpinasi tuo, kas vyksta santykyje su klientu: pardavimais, kontaktų ir klientų informacija. ERP aprėpia platesnį verslo vaizdą – nuo finansų ir pirkimų iki atsargų, gamybos ar personalo.
Šios sistemos nebūtinai konkuruoja. CRM gali būti integruojama su ERP arba tapti jos dalimi.
Kiek laiko trunka ERP sistemos diegimas?
Vieno atsakymo nėra. Trukmę lemia procesų ir pasirinktos ERP sudėtingumas, modulių bei integracijų skaičius ir perkeliamų duomenų kiekis.
Kartais sistema diegiama etapais, pradedant nuo svarbiausių procesų. Daugiausia laiko projekte gali pareikalauti ne pati programa, o duomenų sutvarkymas, integracijos ir darbuotojų pasirengimas.
Kalbant apie tai, kas yra ERP sistema, svarbiausia ją matyti ne kaip dar vieną programą. Ji sujungia įmonėje jau vykstančius procesus ir leidžia jiems remtis tais pačiais duomenimis.
