Kaip suvaldyti nenuspėjamą darbų srautą, užtikrinti aukščiausią paslaugų kokybę ir klientų pasitenkinimą? Atsakymus į šiuos klausimus prieš metus „Blue Bridge Code“ Geležinkelių industrijų skyriaus vadovė Jolanta Skeivelienė rado LEAN metode „Kanban“. „Lean Academy Lithuania“ steigėjas ir vyriausiasis partneris Tadas Pukšta atskleidžia, kad šis LEAN metodas – ne vienintelis, galintis padėti greičiau ir kokybiškiau kurti ir teikti aukštos pridėtinės vertės paslaugas.
Nugalėti chaosą padeda prioritetai
„Blue Bridge Code“ kuria ir prižiūri informacines sistemas, o tai reiškia, kad dienos darbų neįmanoma tiksliai suplanuoti – niekada nežinai, kokius incidentus ir problemas teks spręsti šiandien. Kartais darbuotojai net nežinodavo, kas yra prioritetas – kiekvienas naujas darbas atrodo skubus, o laiko iki galo pabaigti ankstesnį darbą vis pritrūksta. Galiausiai, nuo vieno darbo šokama prie kito, o realių rezultatų dienos pabaigoje nėra. Nusprendėme šią problemą išspręsti“, – pasakoja J. Skeivelienė.
Pagal „Kanban“ metodiką visi darbai surašomi ant atskirų lapelių ir pritvirtinami įvairiose jų atlikimo etapuose.
„Svarbu pažymėti, kad visiems darbams pirmiausia priskiriamas prioriteto lygis – nusprendžiama, kuris darbas svarbiausias ir pradedama nuo jo. Darbuotojas arba komanda, paėmusi vieną lapelį, negali imti antro, kol pirmasis lapelis nepereina visų privalomų proceso dalių – programavimo, testavimo ir t. t.“, – aiškina pašnekovė.
Mažiau streso – daugiau kokybės
Jau netrukus „Kanban“ atvėrė didžiulį laiko taupymo potencialą – daug aiškesnis darbų koordinavimas, operatyvi pagalba kolegoms, mažiau blaškymosi ir nerimo dėl neatliktų darbų padėjo ne tik taupyti laiką, bet ir užtikrinti geresnę darbų atlikimo kokybę ir darbuotojų pasitenkinimą.
„Mums pavyko sumažinti sistemų priežiūros laiko sąnaudas nemažinant paslaugų kokybės. Be to, pastebėjome, kad nauji darbuotojai daug greičiau įsilieja į kolektyvą, nes prieš akis – aiški darbo struktūra, atsakomybės, metodika, pagal kurią dirbame“, – sako pašnekovė.
Leidžia stebėti ilgalaikį efektyvumą
„Kanban“ naudą spėjo pajusti ir „Blue Bridge Code“ klientai – greičiau sprendžiami ne tik aktualiausi kreipiniai, bet ir aiškesnis kasdienių kreipinių prioritetų nustatymas. „Kanban“ taip pat pasitarnauja stebint ilgalaikį darbo efektyvumą: galime aiškiau matyti, kuriuose etapuose vieni ar kiti darbai stringa, kurioms komandoms reikia pagalbos ir pan. Nors „Kanban“ nesprendžia visų problemų, ši metodika leidžia aiškiai matyti visą darbų vykdymo procesą ir dirbti sistemingiau bei efektyviau“, – pasakoja J. Skeivelienė.
Būtent ilgalaikio darbo efektyvumo stebėjimas – daugelio LEAN metodų, pritaikomų kuriant aukštos pridėtinės vertės paslaugas, šerdis, patikina „Lean Academy Lithuania“ steigėjas ir vyriausiasis partneris Tadas Pukšta.
„LEAN metodai padeda greičiau susitarti komandų nariams tarpusavyje ir visai komandai – su klientu. Kodėl tai svarbu? Kuriant aukštą pridėtinę vertę, sudėtingus produktus ir paslaugas, labai svarbu sumažinti įsigilinimo trukmę – tariant paprasčiau, svarbu kuo greičiau susitarti ir suprasti, kad visi kalba apie tą patį. Tai svarbu, nes sumažina klaidų ir tų klaidų taisymo kaštus. O kuo mažiau taisymo – tuo daugiau efektyvumo. Ypatingai kalbant apie IT paslaugas, kuriose taisymai trunka ilgai, tačiau nėra matomi klientui“, – pasakoja T. Pukšta.
Pašnekovas priduria, kad kitaip nei kiti metodai, LEAN turi savo darbo atlikimo laiko skaičiavimo metodą. „Pagal LEAN skaičiuojamos savaitės ir mėnesiai, per kuriuos atliekamas vienas ar kitas darbas ir pasiekiamas rezultatas. Informacija apie darbo atlikimo laiką vėliau gali būti analizuojama ieškant, kurią proceso grandį galima patobulinti.“
