Įmonėms, naudojančioms bendradarbiavimo ir turinio valdymo platformą „Microsoft SharePoint Online”, dažnai kyla klausimų, ar įsigijus licenciją ir įdiegus sprendimą, verta pasirūpinti tolimesne jo priežiūra. Atsakymas į šį klausimą priklauso nuo daugelio veiksnių, sako „Blue Bridge Code“ „Sharepoint“ sprendimų skyriaus vadovas Rimvydas Kriaučiūnas, patardamas, į ką atkreipti dėmesį renkantis priežiūros paslaugas.
Klausimai, padėsiantys apsispręsti
Kaip pasakoja R. Kriaučiūnas, „SharePoint Online“ sprendimų priežiūrą galima apibrėžti kaip sklandaus darbo užtikrinimą: „Priežiūra gali apimti tokius darbus kaip pagalbą darbuotojams pradėjus dirbti su „SharePoint Online“, techninių problemų, incidentų sprendimą, prieigos teisių suteikimą, naudotojų konsultacijas, automatinius šimtų ar tūkstančių objektų duomenų „SharePoint“ ir susijusiose programose atnaujinimus.“
Galvojant apie priežiūros paslaugų įsigijimą, pašnekovas siūlo vadovautis bendra taisykle – įsivaizduoti, kad kurį laiką „SharePoint Online“ paremti sprendimai neveikia arba veikia su trikdžiais. Tuomet pabandyti įvertinti, kaip tai atsilieptų įmonės veiklai. „Jeigu „SharePoint“ yra susijusi su veiklai kritinėmis užduotimis, tuomet apie priežiūros paslaugų įsigijimą tikrai verta pagalvoti“, – sako „Blue Bridge Code“ atstovas.
Dar vienas kriterijus, padėsiantis apsispręsti – tai, ar įmonė gali skirti savo darbuotojų laiko gilinimuisi į „SharePoint Online” platformos ir susijusių sprendimų veikimą bei pagalbą kolegoms.
„Net jeigu atsakymas – teigiamas, pradiniame etape, konsultacijos su „SharePoint“ specialistais pagreitins „vidinių“ žmonių mokymąsi ir sutaupys laiko. Kitas priežiūros privalumas – tiekėjo patirtis, kurią jis sukaupė dirbdamas su kitais klientais, taip pat – gerųjų praktikų išmanymas, padedantis išvengti klaidų, kurios gali būti padarytos ir ką tik pradėjus dirbti su „SharePoint“, ir vėliau šį sprendimą vystant“, – paaiškina R. Kriaučiūnas.
Būtinybė papildžius specializuotais sprendimais
Jeigu naudojatės tik standartinėmis „SharePoint“ funkcijomis, priežiūros paslaugų jums gali ir neprireikti, sako pašnekovas. „Naudojant standartines funkcijas tam tikrų keblumų gali sukelti tik gamintojo teikiami produkto atnaujinimai, tačiau, kaip rodo patirtis, su tuo susijusios problemos yra gan retos. O štai, jei „SharePoint“ platformoje esate įdiegę ar ketinate diegti papildomus, specifinius ar veiklai kritinius sprendimus ir juos vystyti, priežiūra yra reikalinga“, – akcentuoja R. Kriaučiūnas.
Pašnekovas pasiremia „Blue Bridge Code“ patirtimi, kuri rodo, kad kuo daugiau užduočių atliekama su „SharePoint“ platforma, tuo didesnis užklausų skaičius tiek iš eilinių naudotojų, tiek iš įmonės IT administratorių. Be to, jei užklausos yra susijusios su veiklai kritiniais procesais, jos turi būti išspręstos greitai ir efektyviai, o tai geriausiai gali padaryti priežiūros paslaugų tiekėjas.
„SharePoint Online“ priežiūra taip pat aktuali tiems, kas šią platformą integravo su kitomis įmonės vidinėmis sistemomis, pavyzdžiui, buhalterine, personalo ar įmonės išteklių valdymo (ERP).
Kas turėtų įeiti į priežiūros paslaugas?
Nusprendus įsigyti priežiūros paslaugas, vienas svarbiausių klausimų – ką tokia paslauga turėtų apimti ir ko galima tikėtis mokant tiekėjui kasmėnesinį mokestį?
„Rekomenduočiau atkreipti dėmesį į tiekėjo įsipareigojimus – užklausų reakcijos ir sprendimo laikus. Šiuos laikus reiktų įvertinant pagal tai, ar jie atitinka organizacijos poreikius. Svarbu pabrėžti, kad trumpi laikai – ne visuomet naudingi, nes „SharePoint“ platforma nebūtinai vaidina kritinį vaidmenį įmonės veikloje ir su ja susijusios problemos nebūtinai turi būti išspręstos „tuoj pat“. Tad jeigu užklausų reakcijos ar sprendimų laikai trumpesni nei reikia jūsų įmonei, reiškia, permokate už paslaugą“, – dėsto pašnekovas.
Kai kurie tiekėjai už abonentinį mokestį suteikia ir papildomų naudų. „Pavyzdžiui, „Blue Bridge Code“ klientai už mėnesinį mokestį gauna priežiūros paslaugų valandų skaičių. Šias valandas jie gali išnaudoti ir vystymo darbams, ir konsultacijoms, susijusioms ne tik su „SharePoint“, bet ir su kitomis „Microsoft Office 365“ programomis. Taip pat šios valandos gali būti skirtos apmokyti naujus darbuotojus dirbti su „SharePoint“, – pasakoja R. Kriaučiūnas.
Kokios alternatyvos priežiūros paslaugoms?
Tam tikra apimtimi „SharePoint Online“ priežiūrą teikia ir pats gamintojas – „Microsoft“. „Jeigu naudojate tik standartines „SharePoint“ funkcijas ir ši sistema nėra kritinė jūsų veiklai, jums gali pakakti „Microsoft“ teikiamos priežiūros. Tiesa, atsakymų į savo klausimus gali tekti palaukti“, – sako R. Kriaučiūnas.
Pašnekovas primena, kad gamintojas padės susitvarkyti tik su standartiniais „SharePoint“ veikimo iššūkiais, o patarti dėl į platformą įdiegtų „individualių“ sprendimų, negalės – tam geriausiai tiktų atskirai įsigyjamos priežiūros paslaugos.
„Jeigu siejate savo įmonės procesų skaitmeninimo ir automatizavimo ateitį su „SharePoint“ platforma ir ketinate šį sprendimą papildyti individualius poreikius atitinkančiais elementais, nuolatinė priežiūra bei patirtis sprendžiant iškylančias problemas yra reikalinga. Šį sprendimą galima vystyti bei prižiūrėti savo jėgomis, tačiau tuomet teks eiti bandymų ir klaidų keliu, pasiruošti tam, kad bent jau pradiniame etape „SharePoint“ atneš mažiau naudos, nei galėtų. Gali nutikti ir taip, kad nežinant platformos architektūros ypatumų, vėliau teks pergalvoti bei perdarinėti jau įgyvendintus papildomus sprendimus“, – neslepia „Blue Bridge Code“ atstovas.
Norite pasitarti dėl Jūsų „SharePoint“ priežiūros? Parašykite mums!